Frais professionnels: leur optimisation peut réduire l’impôt et les charges sociales

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Repas de déplacement ou invitation client, Cadeaux aux salarié ou cadeaux aux clients, téléphone, véhicule…

Le Chef d’Entreprise peut rembourser des frais professionnels à ses salariés, ou leur accorder des avantages en nature.

Il faut faire le distinguo car leur régime fiscal et social n’est pas le même.

 

Les avantages en nature sont des éléments de rémunération soumis à cotisations selon leur valeur réelle ou forfaitaire. Tel n’est pas le cas des frais professionnels engagés par le salarié et qui lui sont remboursés. Dans les deux situations, certains seuils et barèmes sont fixés chaque année. Votre Expert Comptable est là pour vous éviter un éventuel redressement fiscal et/ou social.

1. Les Avantages en nature

L’avantage en nature consiste dans la fourniture ou la mise à disposition par l’employeur d’un bien ou d’un service permettant au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter. Cet élément de rémunération est en principe évalué d’après sa valeur réelle, mais peut aussi l’être forfaitairement. Il est soumis à cotisations (Code de la sécurité sociale, article L242-1) et est pris en compte dans le calcul de l’indemnité journalière en cas d’arrêt maladie

             Repas: lorsque l’employeur fournit la nourriture, l’avantage est évalué, en 2013, à 4,55 € par repas et à 9,10 € par jour.

          Titres restaurant: lorsqu’elle est comprise entre 50% et 60% de la valeur des titres, la part de l’employeur est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 5,29 € par titre.

            Cantine d’entreprise : la somme à réintégrer dans l’assiette des cotisations est égale à la différence entre le forfait repas et le montant de la participation des salariés.

            Véhicule: l’utilisation privée d’un véhicule mis à disposition du salarié de manière permanente constitue un avantage estimé d’après sa valeur réelle ou sur la base d’un forfait, sur option de l’employeur.

             Logement: quand le salarié est logé gratuitement ou moyennant une faible participation, cet avantage assujetti à cotisations est détermine sur la base d’un forfait mensuel.

           Nouvelles technologies: les téléphones mobiles, ordinateurs portables, etc., mis à disposition du salarié de manière permanente et utilisés pour pallie à titre privé constituent un avantage estimé à sa valeur réelle ou forfaitairement à 10 % du coùt d’achat ou du coût annuel de l’abonnement TTC.

L’avantage en nature peut aussi être considéré comme un complément de rémunération « optimisé » fiscalement et socialement. Il peut permettre au Chef d’Entreprise de réduire la charge fiscale et sociale, tout en motivant le (futur) salarié.

D’autres systèmes d’avantages existent, tels que les chèques cadeaux. Cependant l’Impact fiscal et social n’est pas le même si il est destiné au salarié ou au client.

2. La Jurisprudence

·  Arrêt maladie: le logement de fonction d’un salarié qui assure permanences et astreintes constitue un accessoire de son contrat de travail. Il ne peut lui être retiré ou être soumis au versement d’un layer pendant une période de suspension du contrat pour maladie {rées. soc, 11 juillet 2012).

·  Véhicule de fonction: un salarié dispensé de l’exécution de son préavis de licenciement n’est pas tenu de restituer le véhicule de fonction qu’il utilise pour un usage professionnel et personnel avant la date effective de la rupture (Casa. soc., 11 juillet 2012).

·  Titres restaurant: le titre restaurant, qui constitue un avantage payé par l’employeur, doit être pris en compte pour vérifier s’il y a égalité de traitement entre salariés permanents et salariés intérimaires d’une même entreprise.

3. Les frais professionnels

 Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagés pour convenance autre que personnelle, afin d’accomplir sa mission dans l’entreprise. Leur remboursement est exclu de l’assiette des cotisations de sécurité sociale dans des limites et conditions fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002.

·  Pour qu’il y ait exonération, l’indemnisation doit être effectuée:

·  soit par remboursement des dépenses réellement engagées, sous réserve de la production de pièces justificatives,

·  soit par le versement d’allocations forfai­taires présumées utilisées conformément à leur objet pour la part n’excédant pas certains montants,

·  soit, pour certaines professions (VRP, jour­nalistes…), par l’allocation d’une déduc­tion forfaitaire pour frais professionnels.

·  Frais de nourriture: en 2013, les frais de restauration sur le lieu de travail sont remboursés à hauteur de 6€, les repas pris hors des locaux de l’entreprise à 8,60€, les repas pris au restaurant dans le cadre d’un déplacement à 17,70€.

·  Frais de véhicule: les indemnités kilométriques versées au salarié qui utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles échappent aux cotisations si elles n’excèdent pas les frais réellement engagés ou respectent le barème publié annuellement par le fisc…

Par Steve MARSAN

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